เครื่องมือเทคโนโลยีที่จำเป็นของธุรกิจ SME ในยุค 4.0

Last updated: 2020-12-24  |  42 จำนวนผู้เข้าชม  | 

เครื่องมือเทคโนโลยีที่จำเป็นของธุรกิจ SME ในยุค 4.0

Published Date : 22 ต.ค. 2563
Resource : TCDC CONNECT


ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา คนไทยคงคุ้นหูกับวลี ‘ประเทศไทย 4.0’ หรือ ‘ดิจิทัลไทยเเลนด์’ เป็นอย่างดี และหลายคนอาจสงสัยว่า ความพยายามของภาครัฐในการผลักดันสังคมไทยให้ไปสู่ยุคดิจิทัล 4.0 ด้วยการปรับเปลี่ยนโครงสร้างทางเศรษฐกิจไปสู่เศรษฐกิจที่ขับเคลื่อนด้วยนวัตกรรม หรือ Value Based Economy นั้นสำคัญและมีผลต่อการดำเนินชีวิตประจำวันของเราอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งบรรดาเหล่าผู้ประกอบการ SME ทั้งหลายซึ่งนับว่าเป็นฟันเฟืองหลักในการขับเคลื่อนเศรษฐกิจของประเทศไทย ต่างต้องมีการปรับเปลี่ยนแนวการดำเนินธุรกิจเพื่อปรับตัวเองให้กลายเป็น Smart Enterprises ที่มีศักยภาพสูง และเตรียมให้พร้อมสำหรับการก้าวเข้าสู่เศรษฐกิจและสังคมยุคดิจิทัล 4.0 อย่างแท้จริง 

 
ผู้ประกอบการ SME ส่วนใหญ่ล้วนตระหนักดีว่าการปรับตัวดังกล่าวคงหนีไม่พ้นกระบวนการ Digitization หรือ การลงทุนในระบบเทคโนโลยีเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลแบบ Analog มาอยู่ในรูป Digital ไม่ว่าจะเป็น การจัดหาระบบคอมพิวเตอร์ การทำระบบอัตโนมัติ (Automation) การลดการใช้กระดาษมาอยู่ในรูปแบบการเก็บข้อมูลขึ้นระบบคลาวด์ (Cloud) หรือระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management)  เป็นต้น  คราวนี้ลองมาดูกันว่าในบรรดาเทคโนโลยีต่างๆ ที่มีมากมายในตลาดนั้น เครื่องมือตัวใดบ้างที่ผู้ประกอบการ SME ในยุค 4.0 ควรนำมาปรับประยุกต์ใช้เพื่อลดเวลา ลดต้นทุนในการทำธุรกิจ และยกระดับการบริหารจัดการทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพไปพร้อมกับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี 
 

1. การสแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บให้อยู่ในรูปดิจิทัล

หากพูดถึงการทำ Digitization Process แล้วสิ่งเเรกเลยที่องค์กรจำเป็นต้องทำคือการสแกนเอกสารกระดาษ  สิ่งพิมพ์ต่างๆ ให้มาอยู่ในรูปดิจิทัล เพราะเอกสารเหล่านี้หากเก็บไว้เป็นระยะเวลานาน ตัวหนังสืออาจจะจืดจางลง หรือ สิ่งพิมพ์ต่างๆ ก็จะเปราะ ขาด สูญหาย หรือ ชำรุดไปได้ การทำระบบจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปดิจิทัล นอกจากจะลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารและเวลาในการค้นหา นอกจากจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับธุรกิจได้อย่างมากในระยะยาวแล้ว ยังช่วยสำรองข้อมูลไว้ใช้ในการกู้คืนข้อมูลกรณีเกิดการสูญหาย และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลด้วย เนื่องจากสามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ 

 

ตัวอย่างแอปพลิเคชันที่ช่วยในการสแกนเอกสารให้อยู่ในรูป PDF เพื่อนำไปใช้งานต่อได้ง่ายขึ้น เช่น DocScanner แอปพลิเคชันนี้ถูกออกแบบมาให้สามารถใช้งานได้โดยง่ายเพียงแค่ยกกล้องสมาร์ทโฟนมาถ่ายรูปเอกสารที่ต้องการ เพียงเเค่นี้ก็จะได้ไฟล์ในรูปแบบของ PDF ที่สามารถส่งต่อไปยังอีเมลหรือโปรแกรมช่วยจัดการเอกสารอย่าง Dropbox หรือ Evernote ได้ตามต้องการ หรือ Camscanner แอปพลิเคชันสแกนเอกสารที่มีจุดเด่นอยู่ที่ผู้ใช้งานสามารถตัดต่อรูปที่สแกนแล้วหรือเพิ่มข้อความลงไปได้ อีกทั้งยังมีฟังก์ชันให้สามารถค้นหาข้อความภายในเอกสาร PDF ที่สแกนมาได้ด้วย
 

เมื่อแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว ผู้ประกอบการควรพิจารณาการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ขึ้นระบบคลาวด์เพื่อป้องกันกรณีคอมพิวเตอร์ชำรุด เสียหาย ซึ่งเป็นเหตุให้ข้อมูลเอกสารต่างๆ สูญหาย นอกจากนี้ระบบคลาวด์ยังช่วยให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงและทำงานบนเอกสารไฟล์เดียวกันไปพร้อมๆ กันจากคอมพิวเตอร์ของตัวเองได้ ช่วยประหยัดเวลาในการอัพโหลดข้อมูลเพื่อส่งอีเมลหากันและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล โดยระบบคลาวด์ที่เป็นที่นิยมมีทั้ง Dropbox ฝั่งกูเกิ้ลมี GoogleDrive หรือ OneDrive ที่พัฒนาโดยไมโครซอฟต์ ระบบคลาวด์เหล่านี้มีรายละเอียดในฟังก์ชันการใช้งานที่ต่างกันเล็กน้อย การจะเลือกใช้ก็ขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการ และรูปแบบการทำงานในแต่ละองค์กรที่มีความถนัดต่างกัน
 


2. การใช้ดิจิทัลแพลตฟอร์มเพื่อส่งเสริมการสื่อสารภายในองค์กร

สถานการณ์โควิด 19 ทำให้ธุรกิจต้องปรับตัวสู่เทรนด์การทำงานรูปแบบใหม่ในลักษณะทางไกล (Remote Working) ให้เกิดเร็วขึ้นกว่าเดิม ผ่านนโยบาย ‘work from home’ หรือ ‘การทำงานที่บ้าน’ เพื่อหยุดการเเพร่ระบาดของเชื้อ โจทย์สำคัญสำหรับเหล่าบรรดาผู้ประกอบการ SME ทั้งหลายคือ จะทำอย่างไรเพื่อให้การเปลี่ยนผ่านไปสู่การทำงานทางไกลนั้น ไม่กระทบต่อการทำงานร่วมกันเป็นทีม (Teamwork) ภายในองค์กรและธุรกิจและยังสามารถดำเนินกิจการต่อไปได้ตามปกติ
 

Project Management Software นับว่าเป็นเครื่องมือที่ตอบโจทย์ดังกล่าวของธุรกิจ SME ได้เป็นอย่างดี เพราะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดการงาน ลำดับความสำคัญ ติดตามการทำงานของทีมให้อยู่ในงบประมาณและสามารถส่งงานได้ตามกำหนด เสริมการทำงานภายในทีมให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ 
 

ตัวอย่างแอปพลิเคชันอย่าง Asana เครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและจัดการงานภายในทีมอย่างเป็นระบบ โดยผู้ใช้สามารถสร้างรายละเอียดงาน เช็คและตรวจสอบงาน ดู Timeline เพิ่มคนที่มีส่วนในการทำงานนั้นๆ อีกทั้งยังสามารถแชทพูดคุยงานบนแพลตฟอร์มได้ด้วย ข้อดีอีกอย่างของ Asana คือเปิดให้เริ่มต้นใช้งานฟรีทั้งหมด 15 ผู้ใช้งาน นอกจาก Asana แล้ว ยังมี Project Management Platform อื่นๆ ที่เป็นที่นิยมและมีฟังก์ชันคล้ายๆ กัน ได้เเก่ Basecamp Trello หรือ Workfront อีกด้วย
 

ที่มา  asana.com
 

อีกแอปพลิเคชันที่เป็นประโยชน์ในการสื่อสารอย่าง Slack เหมาะสำหรับการสื่อสารภายในทีม สามารถสร้างห้องหรือ Channel ย่อยในการแยกประเด็นสื่อสาร ช่วยลดจำนวนการส่งอีเมลโต้ตอบไปมา ให้บริการแบบครบวงจรผ่านฟังก์ชันอย่างการแชท การรับส่งไฟล์ สามารถการค้นหาไฟล์หรือเเชทที่ผ่านมาได้อย่างง่ายดายด้วยการค้นหาจากชื่อไฟล์หรือชื่อของคนส่ง 
 

ที่มา https://slack.com
 

3. การใช้เครื่องมือ CRM (Customer Relationship Management) เพื่อช่วยสร้างสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า 

การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้านับเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ช่วยสร้างยอดขายให้กับธุรกิจ SME โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่มีการแข่งขันที่เพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ ธุรกิจยิ่งต้องเข้าใจในลูกค้าอย่างแท้จริงจึงจะสามารถสร้างสินค้าและบริการที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างตรงจุด 
 

การนำเทคโนโลยีอย่าง CRM เข้ามาใช้ในการบริหารจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าตั้งแต่ยอดขายไปจนถึงการบริการ ตลอดจนเก็บข้อมูลพฤติกรรมของลูกค้านั้น จึงมีส่วนช่วยธุรกิจอย่างมากในการจัดทำแผนธุรกิจ ตั้งแต่ การผลิตสินค้าใหม่ การบริการ และ การตลาด  อีกทั้งยังทำให้ลูกค้ารู้สึกผูกพันกับตัวแบรนด์สินค้า นับเป็นการรักษาฐานลูกค้าเอาไว้อย่างเหนียวแน่นอีกด้วย ตัวอย่างเครื่องมือ CRM ที่ได้รับความนิยมอย่าง Salesforce แพลตฟอร์มการจัดการลูกค้าสัมพันธ์สำหรับการขาย การบริการ และ การตลาด โดยซอฟต์เเวร์ของ Salesforce นั้นสามารถช่วยให้ทีมขาย การตลาด และบริการสามารถทำงานร่วมกัน ดูข้อมูลการขายและข้อมูลลูกค้าที่สำคัญได้อย่างกว้างและครอบคลุมมากยิ่งขึ้น เพิ่มโอกาสในการค้นหาลูกค้าใหม่ๆ และให้บริการลูกค้าเดิมได้ดียิ่งขึ้น 

ที่มา https://www.salesforce.com

 
HubSpot อีกแพลตฟอร์มการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าในระบบคลาวด์เช่นกัน โดย HubSpot จะช่วยให้บริษัทติดตามและวิเคราะห์เมตริกทางธุรกิจได้ผ่านแดชบอร์ด (Dashboard) ภาพพร้อมมุมมองแบบเรียลไทม์สำหรับช่องทางการขายทั้งหมด โดยผู้ใช้สามารถติดตามการโต้ตอบของลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ ผ่านทางโซเชียลมีเดีย หรือทางโทรศัพท์ โดยระบบจะจัดเก็บการโต้ตอบทุกครั้งเอาไว้ตามช่วงเวลา

 

4. การใช้โปรแกรมระบบบัญชีเพื่อช่วยจัดการบัญชีหรือเรื่องที่เกี่ยวกับการเงิน

ผู้ประกอบการ SME ส่วนใหญ่มักตกอยุ่ในสถานการณ์คล้ายๆ กันเวลาทำบัญชีไม่ว่าจะเป็นในเเง่ของข้อมูลทางการเงินที่เยอะและซับซ้อนทำให้ใช้เวลานานในการป้อนข้อมูลและมักใส่ข้อมูลผิดเป็นประจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาของการเสียภาษี เจ้าของธุรกิจจะต้องเตรียมเอกสารมากมายทั้ง รายงานซื้อ ขาย หัก ณ ที่จ่าย และ ประกันสังคมต่างๆให้นักบัญชีตรวจสอบ ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจ SME หลายรายจึงเริ่มหันมาพึ่งโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อช่วยจัดเก็บประวัติการทำธุรกรรมต่างๆ ไว้อย่างเป็นระบบ จัดการภาษี อีกทั้งยังเป็นการลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานบัญชีอีกด้วย 

 
แอปพลิเคชัน FlowAccount ถือเป็นหนึ่งในโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูปบนคลาวด์ที่เหมาะสำหรับธุรกิจ SME เป็นอย่างมาก ทั้งใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อนเหมือนโปรแกรมบัญชีทั่วไป อีกทั้งยังมีฟังก์ชันที่จำเป็นสำหรับการบริหารจัดการบัญชีเบื้องต้นของบริษัท รองรับระบบการเปิดใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และใบสั่งซื้อ เพื่อส่งต่อให้สำนักงานบัญชีได้อย่างสะดวก
 

 

ที่มา https://flowaccount.com/
 

เมื่อองค์กรและธุรกิจพาตัวเองปรับการจัดการไปอยู่ในรูปแบบดิจิทัลได้อย่างพร้อมเพียง ก็จะผลักดันให้ประเทศไทยเข้าสู่ยุคดิจิทัล 4.0 ในเชิงปฏิบัติได้อย่างแท้จริง
 
เรียบเรียงโดย อภิญญา สิระนาท
Cr. https://web.tcdc.or.th/th/Articles/Detail/SME 

                                                 ที่มา :  https://youtu.be/OGxG1yzGP5I

จำหน่าย น้ำยากันลื่น SURE MOVE แก้ปัญหา พื้นห้องน้ำลื่น ด้วยวิธีง่าย ๆ เหมาะสำหรับใช้กับพื้นกระเบื้องเซรามิคทุกชนิด ยกเว้นกระเบื้องเคลือบเงาและกระเบื้องที่มีสีเข้ม 

ได้ผ่านการทดสอบตามมาตรฐาน : ASTM E303-93 (2013) (ค่าแรงเสียดทานของพื้นผิว)

ติดต่อเรา

GMAIL  :  sureformove@gmail.com
     
LINE      :  http://nav.cx/3IqrJ4O

Powered by MakeWebEasy.com