10 เครื่องมือน่าใช้สำหรับใครที่ทำงานแบบ Work From Home

Last updated: May 16, 2020  |  67 จำนวนผู้เข้าชม  |  Articles

10 เครื่องมือน่าใช้สำหรับใครที่ทำงานแบบ Work From Home

บล็อกก่อนหน้าเราพูดถึง สถิติที่น่าสนใจของการทำงานแบบ Remote Working กันไปแล้ว แถมทิ้งท้ายเกี่ยวกับ Collaboration Tools เอาไว้ด้วย วันนี้เลยจะมาสานต่อด้วยการแนะนำเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้ใน “การทำงานแบบรีโมท” (Work From Home) กันค่ะ

 

Designed by yanalya / Freepik

Collaboration Tools คือ เครื่องมือที่ใช้ในการทำงานร่วมกัน ระหว่างคน ระหว่างทีมงาน หรือแม้แต่การทำงานข้ามบริษัทข้ามประเทศ เพื่อช่วยในเรื่องการสื่อสาร ทำให้การทำงานสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น


คอนเซ็ปของบล็อกวันนี้ก็คือ..
รู้จัก Collaboration Tools อยู่ที่ไหนก็ทำงานได้!


สามารถฟัง blog นี้ในรูปแบบ Audio Blog ได้นะคะ

 ฟังผ่าน youtube

หรือสะดวกฟังผ่าน Apple Podcast , Google Podcast และช่องทางอื่นๆ ค้นหา “Thip Audio Blog” ได้เลยค่า ^__^


Collaboration Tools ที่นิยมใช้งานกัน มีทั้งรูปแบบที่เป็น ‘โปรแกรม’ ต้องเอามาลงที่เครื่อง และแบบที่เป็น website online ส่วนมากจะอยู่ในรูปแบบเว็บไซต์ที่ใช้งานออนไลน์ผ่านอินเทอร์เน็ตได้เลย ทำให้เราสามารถใช้งานที่ไหนก็ได้ ทำงานที่ไหนก็ได้ คุยงานที่ไหนก็ได้ ประชุมที่ไหนก็ได้ ตรงกับ concept ของการทำงานแบบ Remote Working หรือ Work From Home เป๊ะ!


ไปดูกันว่า.. ถ้าจะทำงานจากที่บ้าน ต้องใช้งาน tools อะไรบ้าง

Designed by macrovector / Freepik


1. VPN                                                 
ในกรณีปกติที่เรานั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศ เราจะมีการใช้งานระบบต่างๆที่เป็นระบบภายในของแต่ละบริษัทหรือเรียกว่า Internal System ทั้งหลาย อย่างเช่น ระบบลาพักร้อน ระบบจัดเก็บเอกสาร ระบบขออนุมัติงานต่างๆ                        

แต่วันดีคืนดีหากมีเหตุฉุกเฉิน ทำให้เราต้องนั่งทำงานจากที่บ้านแทนการเข้าไปนั่งที่ออฟฟิศ โดยทั่วไปเราจะไม่สามารถเข้าใช้งานระบบภายในเหล่านี้จากนอกบริษัทได้ แม้ว่าจะเชื่อมต่อ internet กับคอมพิวเตอร์แล้วก็ตาม เหตุผลก็เพราะว่ามันเป็นเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลนั่นเอง ยิ่งเปิดระบบ network ให้เข้าถึงได้น้อยเท่าไหร่ ข้อมูลสำคัญภายในก็จะยิ่งปลอดภัยมากขึ้น จึงมีการตั้งค่าการใช้งานเครือข่ายแบบอนุญาติให้เข้าได้เฉพาะภายในบริษัทเท่านั้น                          

แต่ข้อจำกัดนี้ ก็มีข้อยกเว้น คือเราสามารถใช้ VPN หรือ Virtual Private Network มาช่วยทำให้เราเข้าถึงเครือข่ายของออฟฟิศได้ และยังคงมีความปลอดภัยอยู่ แม้ว่าเราจะไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตในบริษัทก็ตาม ซึ่งพนักงานก็จะทำงานได้สะดวกขึ้น แต่ข้อเสียก็คือ ช้า เพราะว่าต้องใช้งานเครือข่ายแบบอ้อมโลกนิดนึง                                             

อธิบายให้เห็นภาพง่ายๆ ก็คือ เรานั่งอยู่ที่บ้าน เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ notebook กับ internet ที่บ้านตัวเอง เช่น เน็ต TOT , 3BB , AIS Fiber จากนั้นเปิดโปรแกรม VPN Client ขึ้นมาเพื่อเชื่อมต่อเข้าไปที่เครือข่าย VPN Server ของบริษัท เมื่อโปรแกรมบอกสถานะการเชื่อมต่อสำเร็จ ก็หมายความว่าเราสามารถใช้งานระบบภายในได้เหมือนนั่งอยู่ที่ออฟฟิศเลย                 

อาจจะฟังดูซับซ้อน แต่ในทางปฏิบัติง่ายมาก เจ้าตัวโปรแกรม VPN ที่ใช้เชื่อมต่อ เราจะได้รับจากฝ่าย Network ของบริษัทมาอีกที พร้อมคำแนะนำในการตั้งค่าต่างๆ เราก็แค่นำมา install ลงไว้ที่เครื่องตัวเองแล้วเปิดใช้งานเท่านั้นเอง

ลองดูการทำงานของ VPN จากรูปด้านล่าง จะทำให้เข้าใจง่ายขึ้นค่ะ


                                           credit image https://th.wizcase.com                                                        
2. Google Drive / OneDrive                             
ถัดไปมาดู tools ที่ไว้ใช้สำหรับเก็บข้อมูลหรือไฟล์เอกสารต่างๆ กันบ้าง ถ้าทำงานแบบรีโมทไม่จำกัดสถานที่ เราก็ควรใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลที่สามารถเข้าถึงเมื่อไหร่และที่ไหนก็ได้ โดยใช้เป็นพวก share drive หรือ file hosting อย่าง Google Drive หรือ OneDrive ซึ่งทั้งสองเจ้านี้จะใช้งานโดยเชื่อมต่อกับบัญชีผู้ใช้ของ google และ Microsoft เอาไว้ใช้แชร์ไฟล์งาน , backup เอกสาร หรือถ้าองค์กรไหนใช้ Microsoft Office 365 ก็จะมี tools ที่ชื่อว่า SharePoint ให้ใช้เป็น Sharing Center ได้เหมือนกัน                      

3. TeamViewer                                       
อันนี้เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อ Remote โดยเฉพาะ เอาไว้สำหรับประชุม Online แบบ Conference , แชร์หน้าจอ desktop ซึ่งแชร์กันได้ในระดับที่เราสามารถ remote เข้าไปใช้งานเครื่องของเพื่อนได้เลย                                        

4. Skype                                            
Skype เป็น Communication Tools ในรูปแบบโปรแกรมคล้ายกับพวกโปรแกรมแชทต่างๆ อย่าง Facebook Messenger / LINE มีฟังก์ชั่นการใช้งานหลักๆ คือ พิมพ์คุยกันแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หรือสร้างเป็น group chat ก็ได้ , โทรหากันได้ทั้งแบบ VDO Call และ Voice Call หรือใช้ส่งไฟล์ ส่งรูปต่างๆ                                  

5. Slack                                          
Slack ก็เป็น Communication Tools เช่นเดียวกับ Skype และโปรแกรมแชทอื่นๆ แต่เหนือกว่าตรงที่สามารถ plug เข้ากับ tools ตัวอื่นๆได้ด้วย อย่างเช่น แชร์ไฟล์จาก google drive , สร้าง task งานที่เชื่อมกับ Asana เป็นต้น จะมีความเป็นทีม เป็นโปรแกรมแนว social ที่เน้นการทำงานมากกว่าตัวอื่นๆ                    

6. Miro                                         
ถัดมาเป็น tools ที่ไว้ใช้ตอนประชุมหรือเวลา Brainstorm กันบ้าง สิ่งที่เราจำเป็นต้องใช้ก็คือกระดาน White Board แต่ในเมื่อเราทำงานแบบ Remote Working เราก็ต้องใช้ Realtime Board แทนค่ะ                    

Miro เป็นกระดานออนไลน์แบบเรียลไทม์ ที่ทุกคนสามารถพิมพ์ เสนอไอเดีย แสดงความคิดเห็นบนกระดานได้เลย โดยที่ทุกคนที่ join อยู่ในบอร์ดนี้จะเห็นพร้อมกันทันที แถมมี template ให้เลือกใช้ง่ายมาก เช่น Mind Map , User Story , Customer Journey , Flowchart , Product RoadMap                                  

หรือถ้าใครทำงานแบบ Agile ด้วยล่ะก็ ตัวนี้มี Kanban Board , Scrum Board , Retrospective ให้ใช้งานกันแบบสดๆ online พร้อมกันได้เลย จะใช้เป็น Daily Standup Meeting ทุกเช้าก็ได้ เพราะสามารถ vdo call ไปพร้อมกับใช้งาน realtime board ได้เลย                          

ข้อดีอีกอย่างก็คือ plug กับ External Tools ตัวอื่นๆได้อีกเพียบ จะ import อะไรเข้ามา หรือเมื่อระดมไอเดียกันเสร็จแล้ว จะ export board ออกไปเป็นรูปภาพ PDF ส่งไปที่ email หรือช่องทางอื่นๆได้ด้วย                                       

7. When I Work                                       
ทำงานแบบ Work From Home จะรู้ได้ยังไง ว่าใครทำงานอยู่จริงรึเปล่า? อันนี้ก็ถือเป็นข้อ concern ของคนในทีมอยู่เหมือนกันค่ะ จุดนี้เป็นส่วนงานของ Team Lead หรือ Management ซึ่งบางที่อาจจะไม่เข้มงวดในจุดนี้มาก เน้นดูที่ผลลัพธ์ของงานมากกว่า แต่ถ้าเน้นเรื่องเวลางาน ก็ต้องมีพวก Time Tracking Tools ไว้ใช้ด้วย                                                   

When I Work เอาไว้ใช้ stamp เวลาเข้างาน-เลิกงานของพนักงานหรือคนในทีม ซึ่งข้อมูลส่วนนี้สามารถเอาไปใช้เป็น Timesheet หรือใช้ในส่วนงาน Payroll ได้ด้วย ส่วนตัวยังไม่เคยใช้เหมือนกันค่ะ ถ้าใครเคยใช้หรือไปลองใช้หลังจากอ่านบทความนี้จบ ก็กลับมาแชร์ให้ฟังบ้างนะคะ                                            

8. IDoneThis                                      
ตัวนี้ก็เป็นแนวๆ traking tools เหมือนกันค่ะ แต่ไว้สำหรับ track progress ของทีมแบบง่ายๆ ให้ใส่ todo list รายวันของตัวเอง และมี status ให้ update progress ว่า task นั้นทำเสร็จหรือยัง ลองดูวิดีโอแนะนำได้ที่ลิงก์นี้ค่ะ I Done This                           

9. Trello                                               
มากันที่ trello กันบ้าง ตัวนี้หลายๆคนอาจจะเคยใช้งาน เป็นเว็บไซต์เอาไว้ track งานที่เราสร้างเป็น Project แล้วให้ทีมเข้ามา join                                                   

ออกแบบคล้ายกับคอนเซ็ปของ Kanban Board เวลาใช้งานก็จะคล้ายๆกับการโยก post it บนกระดานของจริงเลยค่ะ                    

10. Project Management Tools                   
ข้อ 10 นี้ขอรวบยอดแนะนำเป็น Project Management Tools ทีเดียวไปเลย เอาไว้สำหรับ PLAN วางแผนการทำงาน , WORK อัปเดตสถานะและปัญหาในการทำงาน , TRACK ติดตามภาพรวมของโปรเจ็คและทีมงาน ซึ่ง tools ในหมวดหมู่นี้มีอยู่หลายตัวเลยค่ะ อย่างเช่น Asana , JIRA , Microsoft Teams , Basecamp , Monday พวกนี้เป็นตัวฮิตฮอตที่คนนิยมใช้กันเยอะ ฟีเจอร์ก็เยอะเช่นกัน ใครสนใจก็ลองตามไปดูวิดีโอ intro product ได้ที่เว็บไซต์ของแต่ละ tools ได้เลยค่า

ปิดท้าย
จะเห็นได้ว่าที่เรารวบรวมมาทั้งหมดนี้ ครอบคลุมหมวดหมู่การใช้งานทั้ง 4 รูปแบบ…                                                  
- Remote Working Tools
- Collaboration Tools
- Communication Tools
- Project Management Tools                                             
ซึ่งแต่ละตัวก็แตกต่างกันทั้งฟังก์ชั่นและรูปแบบการใช้งาน ส่วนเรื่องค่าใช้จ่ายก็มีทั้งฟรีและต้องเสียเงิน หรือบางตัวก็เป็นแบบ Freemium

                                             Designed by Freepik                                                                           
การจะเลือกใช้ tools ตัวไหนก็ต้องพิจารณาก่อนว่า ทีมของเรามีลักษณะการทำงานเป็นยังไง คนในทีมส่วนใหญ่เป็นแบบไหน สไตล์การทำงานเป็นยังไง เพราะบางที tools ดีก็จริง แต่เอามาใช้ผิดที่ ก็จะยิ่งทำให้การทำงานยุ่งยากและล่าช้ากว่าเดิม                                               

เพราะต้องยอมรับว่าการเอาวิธีการทำงานหรือเครื่องมือที่ใหม่สำหรับทีมงานมาใช้ มันก็คือการปรับ mindset และเปลี่ยนวิธีการทำงานของพวกเขาด้วยเช่นกัน ซึ่งเรื่องพวกนี้บางทีก็ค่อนข้าง Sensitive

ดังนั้น..

“Put the right tools on the right team”

..จะดีที่สุดค่ะ                                                                                        
#ชวนคุย                                     
เพื่อนๆ ใช้ตัวไหนกันอยู่บ้างคะ หรือมี tools อื่นที่น่าใช้ แนะนำกันมาได้นะ แชร์กันๆ                                                                                                 Cr.https://medium.com/thipwriteblog/10-เครื่องมือน่าใช้สำหรับใครที่ทำงานแบบ-work-from-home-478a31d8a26c

                                                     ที่มา :  https://www.youtube.com/watch?v=AouEl6eRjTc

จำหน่าย น้ำยากันลื่น SURE MOVE แก้ปัญหา พื้นห้องน้ำลื่น ด้วยวิธีง่าย ๆ เหมาะสำหรับใช้กับพื้นกระเบื้องเซรามิคทุกชนิด ยกเว้นกระเบื้องเคลือบเงาและกระเบื้องที่มีสีเข้ม 

ได้ผ่านการทดสอบตามมาตรฐาน : ASTM E303-93 (2013) (ค่าแรงเสียดทานของพื้นผิว)

ติดต่อเรา

GMAIL  :  sureformove@gmail.com
  
LINE    :  http://nav.cx/3IqrJ4O

Powered by MakeWebEasy.com